Funkcją poczty e-mail, o której wielu nie wie i równie wielu zapomina, jest autoresponder, czyli odpowiedź automatyczna. Funkcja ta jest niezwykle przydatna w przypadku poczty firmowej/służbowej, ale z powodzeniem możemy wykorzystać ją w przypadku prywatnej skrzynki e-mail. Znajdziemy ją bowiem w rozbudowanych programach pocztowych, ale także przeglądarkowych klientach poczty. Co daje korzystanie z autorespondera?
Najczęściej wykorzystuje się go w przypadku urlopu pracownika. Nawet bowiem podczas jego nieobecności mogą na skrzynkę e-mail spływać ważne i pilne wiadomości. Jeśli nadawca nie otrzyma informacji zwrotnej, że adresat jest aktualnie niedostępny, może nie mieć świadomości, że sprawy, z którymi się zwraca, nie mają szansy zostać załatwione. I tu z pomocą przychodzi autoresponder.
Działa on na tej zasadzie, że na każdą wiadomość docierającą na skrzynkę pocztową odpowiada w pełni automatycznie za pomocą przygotowanej wcześniej treści. W takiej automatycznej odpowiedzi można zawrzeć np. informację o czasie, w jakim nie będziemy dostępni, namiary na osobę, która pełni nasze obowiązki w zastępstwie lub kontakt telefoniczny w sprawach pilnych i ważnych. W życiu prywatnym sytuacje, w których jesteśmy zupełnie pozbawieni dostępu do skrzynki mailowej są rzadsze, choć też się zdarzają, autoresponder może przydać się więc każdemu.
Ustawianie automatycznej odpowiedzi jest niezwykle proste i trwa zaledwie chwilę. Dla przykładu omówmy korzystanie z tej funkcji w popularnym kliencie poczty Outlook, który powszechnie wykorzystywany jest zwłaszcza w firmach.
Najprostszym sposobem jest wybranie pozycji Plik, a w oknie, które nam się ukaże bez trudu powinniśmy znaleźć opcję „Odpowiedzi automatyczne”. Trzeba przyznać, że jest to całkiem intuicyjne. Równie bezproblemowa jest ostateczna konfiguracja automatycznej odpowiedzi. Ustawiamy przedział czasowy, w jakim autoresponder ma pozostawać aktywny oraz treść wiadomości, jaka ma być kierowana do chcących się z nami skontaktować osób. I to wszystko.
To jednak nie jedyny sposób na ustawienie automatycznej odpowiedzi w programie Outlook. Ten sam efekt można bowiem osiągnąć z wykorzystaniem reguł, co jest może nieco trudniejsze, ale czasem konieczne, gdyż opcja automatycznych odpowiedzi opisana wcześniej nie jest dostępna dla wszystkich użytkowników.
Reguły to potężne narzędzie oferowane w Outlooku, które ma bardzo szerokie możliwości, skupmy się jednak na jego wykorzystaniu do ustawienia autorespondera. Zaczynami od przygotowania treści odpowiedzi. W tym przypadku musimy zapisać ją jako szablon (tworzymy nową wiadomość i zapisujemy ją na dysku w formie szablonu). Następnie ponownie należy wybrać opcję Plik, tyle że następnym krokiem w tym przypadku będzie już wybranie opcji „Reguły i alerty”. Tam tworzymy Nową regułę i jako szablon wybieramy „Zastosuj regułę do odbieranych wiadomości”. Lista możliwych typów wiadomości jest długa i nie musimy nic zaznaczać. Jeśli skorzystamy z przycisku „Dalej >” program sam zapyta, czy zastosować regułę do wszystkich wiadomości (potwierdźmy). Następnie korzystając z pozycji odpowiedzi z wykorzystaniem szablonu wskazujemy przygotowany wcześniej szablon wiadomości. Ostatnim krokiem jest nazwanie reguły i jej włączenie (ta opcja zaznaczona jest domyślnie). Kiedy nie chcemy już, aby korespondujące z nami osoby otrzymywały automatyczną odpowiedź, regułę wystarczy wyłączyć.
Autoresponder to funkcja, z której warto (a nawet należy) korzystać. Informowanie innych o swojej nieobecności w pracy i nie tylko, a także podpowiadanie, u kogo i jak mogą uzyskać w tym czasie pomoc lub informacje jest dla osób z nami współpracujących niezwykle przydatne. Zapewne sami otrzymując rzetelne uprzedzenia o nieobecności od osób, z którymi korespondujemy, uznajemy taką wiadomość za cenną i ważną.
