Działalność każdej firmy składa się z realizacji szeregu działań administracyjnych i operacyjnych. Ich efektywność ma olbrzymi wpływ na jakość funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz jego wzajemne relacje z klientami i partnerami biznesowymi. Kluczowym obowiązkiem każdego współczesnego przedsiębiorstwa jest właściwa organizacja obiegu firmowych dokumentów oraz zadań związanych z zarządzaniem workflow. Sprawny i właściwie zorganizowany obieg dokumentów w firmie ma tym większe znaczenie, im większa jest organizacja.
Obieg dokumentów w firmie wczoraj i dziś. Co się zmieniło?
Nie sposób przecenić roli, jaką dokumenty pełnią w sposobie funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Pod koniec ubiegłego wieku firmy nie miały większego wyboru i wszystkie były zmuszone do korzystania ze standardowego obiegu dokumentów w papierowej postaci. Poszczególne pisma były w nim gromadzone, przechowywane oraz procesowane w formie papierowej. Każda firma musiała więc wydzielić fizyczną przestrzeń na archiwum, wyznaczyć pracowników do zarządzania dokumentami oraz czuwać nad porządkiem i prawidłową realizacją procesów.
Realizowany tradycyjnymi metodami obieg dokumentów w firmie był rozwiązaniem obarczonym licznymi problemami – wymagał dużych nakładów czasowych, finansowych oraz organizacyjnych, nie chronił także w żaden sposób dokumentów przed przypadkowym zniszczeniem, zgubieniem, ominięciem, czy niewłaściwym przeprocesowaniem. Nie zabezpieczał także w żaden sposób znajdujących się w ich treści poufnych informacji, dostęp do których był łatwy, a często wręcz niepodlegający żadnej kontroli. Dziś to już na szczęście przeszłość – od kilku lat firmy mają bowiem wybór i zamiast tradycyjnego obiegu dokumentów, mogą postawić na jego elektroniczny odpowiednik.
Jakie zmiany przynosi elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
Elektroniczny obieg dokumentów to prawdziwie rewolucyjna koncepcja, której upowszechnienie odmieniło jakość funkcjonowania wielu przedsiębiorstw. Wdrożenie tego nowoczesnego rozwiązania pozwala wyeliminować większość kłopotliwych i czasochłonnych procedur, zmniejszyć chaos panujący w organizacji oraz ograniczyć ilość czasu potrzebnego do wykonywania codziennych zadań związanych z obsługą firmowej dokumentacji. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to prawdziwy game changer, jego wdrożenie stanowi natomiast jeden z pierwszych, najistotniejszych kroków ku udanej transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa.
Dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu firmy mogą zyskać sporo korzyści. Zarządzanie dokumentami w cyfrowej postaci jest znacznie szybsze, łatwiejsze oraz mniej narażone na błędy, pomyłki i zaniechania różnego rodzaju. Przetwarzanie firmowych dokumentów przebiega ponadto w zgodzie obowiązującymi w organizacji procedurami, podlega odgórnie sprawowanej kontroli oraz zapewnia pełen dostęp do raportowania w tym zakresie.
Aby zagwarantować swojej firmie jak najwięcej korzyści z przejścia na elektroniczny obieg dokumentów w firmie, warto rozważyć wdrożenie bardziej zaawansowanego systemu, którego funkcjonalność łączy zarządzanie dokumentami z automatyzacją procesów biznesowych. Należą do nich innowacyjne platformy low-code, które umożliwiają digitalizację i automatyzację procesów biznesowych. Platforma tej klasy stanowi narzędzie, dzięki któremu można tworzyć aplikacje bez konieczności kodowania. Organizacje korzystające z platform low-code mogą dopasować działanie tworzonych przez siebie aplikacji do swoich, często bardzo indywidualnych potrzeb. Niezależnie od branży, w której działa przedsiębiorstwo, jego wielkości czy lokalizacji, platformy low-code pozwolą mu efektywnie realizować strategię cyfrowej transformacji.
