Powierzenie przetwarzania danych — najczęstsze błędy przy tworzeniu umowy

Autor:

   |

Po wejściu w życie przepisów związanych z RODO przedsiębiorcy muszą liczyć się z nowymi obowiązkami. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych to jeden z nich i często przysparza im sporo kłopotów. Natomiast błędy w procedurze mogą taki podmiot słono kosztować. Czego unikać przy tworzeniu dokumentacji i jak wyeliminować ryzyko błędów?

Czym jest powierzenie przetwarzania danych i jakie ma skutki?

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych to dokument, który odzwierciedla zgodę podmiotu na wykorzystanie udostępnionych danych przez inny podmiot w ściśle określonym celu. Co ważne, tzw. procesor (czyli podmiot przetwarzający) może skorzystać tylko z tego zakresu danych, które zostały ściśle określone w dokumencie przez ADO (administratora danych osobowych).

Jeśli procesor zacznie przetwarzać dane w innym celu niż wskazany, będzie to działanie błędne i skutkujące konsekwencjami prawnymi. Tak samo skończy się, jeśli procesor w ogóle nie zawsze stosownej umowy na przetwarzanie danych. Będzie to jawne naruszenie przepisów RODO.

Błędy w procedurze powierzenia przetwarzania danych

Nowe przepisy spowodowały, że na gruncie przetwarzania danych osobowych należało na nowo zdefiniować role poszczególnych podmiotów. Okazało się, że problemem są nie tyle same zapisy ustawy, ile raczej sposób ich wdrażania w określonych sytuacjach. 

Do najczęściej popełnianych pomyłek należą:

  1. Niewłaściwe przypisywanie statusów podmiotom współpracującym

Rolę administratora i procesora danych osobowych różnią się od siebie pozycją i zakresem działania. Zbieranie i zarządzanie wrażliwymi danymi wymaga ich właściwej interpretacji i przypisania.

  • Nieuzasadnione powierzanie przetwarzania danych

Z niezrozumienia ustawy może wynikać powierzanie przetwarzania tam, gdzie nie jest to konieczne. Czasem bowiem wystarczy je udostępnić.

  • Błędne wymagania dotyczące zabezpieczeń

Zdarza się, że ADO wymaga od podmiotu przetwarzającego dane organizacji zbyt zaawansowanych zabezpieczeń i szyfrowania. Przeważnie wystarczą podstawowe rozwiązania, aby zapobiec naruszeniu praw lub wolności osób fizycznych. Aby uniknąć niepotrzebnej formalizacji, umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych powinna być stosunkowo krótka i treściwa.

  • Za szeroki zakres powierzonych danych 

Strony umowy nie zawsze są świadome tego, jakie dokładnie dane powinny przetwarzać w konkretnym przypadku. Wpisywanie do umowy większej ilości danych zapobiegawczo może generować niepotrzebne koszty realizacji zadania.

  • Wyznaczanie terminów trudnych do dotrzymania

Każde naruszenie danych osobowych musi zostać zgłoszone organowi nadzorczemu. W umowie powinien znaleźć się zapis o terminie, jaki należy w tym względzie dotrzymać. Jeśli będzie zbyt krótki, ze względów organizacyjnych nie zawsze uda się w nim zmieścić. Dobra praktyka pokazuje, że doba to minimalny czas, w jakim można rzetelnie dokonać zgłoszenia.

To zaledwie kilka najpopularniejszych błędów związanych z RODO. Jednym ze sposobów na ich wyeliminowanie jest korzystanie ze specjalnego kreatora dokumentów, np. za pośrednictwem Legal Geek. To intuicyjne narzędzie, które generuje umowę powierzenia przetwarzania danych na podstawie wprowadzonych informacji. W ten sposób zyskujesz pewność, że dokument jest przygotowany poprawnie, a Ty możesz go legalnie wykorzystywać.

Skomentuj lub zostaw opinię

Twój adres email nie zostanie opublikowany.


Informacja: komentarze i opinie dodawane na forum są moderowane. Administracja nie ponosi odpowiedzialności za treśći zawarte przez użytkowników.

Czytaj więcej