Konieczność wykonywania żmudnych, powtarzalnych zadań to bolączka wielu współczesnych firm. Mimo mody na automatyzację w niektórych przedsiębiorstwach wciąż spędza się mnóstwo czasu na wysyłaniu dokumentacji, cyklicznym uzupełnianiu arkuszy itp. To procesy, przez które pracownicy tracą swój cenny czas – często liczony w godzinach, a nawet dniach. Rozwiązanie jest proste – to automatyzacja procesów biznesowych. Na czym polega? Jak ją przeprowadzić? Czy w każdej firmie jest to możliwe? Na te pytania odpowiadamy poniżej.
Na czym polega automatyzacja procesów?
Automatyzacja procesów jest kluczowym elementem dążenia do lepszej wydajności i efektywności pracy. Dzięki niej dokumenty, informacje i/lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do drugiego, zgodnie z odpowiednimi procedurami zarządczymi. Nowoczesne rozwiązania do automatyzacji procesów pozwalają pracownikom zyskać znacznie więcej czasu i poprawić dotychczasową produktywność. To jednak niejedyne korzyści związane z wdrożeniem automatyzacji.
Korzyści wynikające z automatyzacji procesów biznesowych
Przedsiębiorstwa, które decydują się na automatyzację procesów, zyskują nie tylko efektywniejszy przepływ pracy, ale też cenną wiedzę na temat poszczególnych zadań. Dzięki niej można zorientować się, jak wykonywane są poszczególne działania i ile osób jest w nie zaangażowanych. Taka wiedza umożliwia wyeliminowanie niepotrzebnych czynności. Modyfikacje w przepływie pracy pozwalają na podniesienie efektywności przedsiębiorstwa. Pracownicy zyskują dzięki nim czas, który mogą spożytkować w lepszy, bardziej produktywny sposób. Firma staje się z kolei bardziej transparentna pod kątem realizowanych zadań i procesów.
5 kroków do wprowadzenia automatyzacji procesów z FlowDog
Automatyzacja procesów biznesowych to standardowe działania podejmowane – w mniejszym lub większym stopniu – przez większość współczesnych firm. Wymagają one jednak dokładnego przygotowania z pomocą specjalistów. Polecamy wsparcie zespołu FlowDog, który specjalizuje się w tworzeniu innowacyjnych rozwiązań dla przedsiębiorstw z różnych sektorów rynku. Automatyzacja procesów, zaplanowana i przeprowadzona przez FlowDog, pozwala firmom w krótkim czasie uzyskać wiele cennych benefitów. Należą do nich m.in. lepszy przepływ pracy, jasno określona odpowiedzialność za poszczególne zadania, krótszy czas realizacji zleceń, lepsza komunikacja z klientami i współpracownikami. Automatyzacja pozwala wyeliminować błędy będące wynikiem tzw. czynnika ludzkiego. W efekcie zapewnia to wzrost zadowolenia klientów. To prosta droga do uzyskania przewagi konkurencyjnej. Od czego zacząć automatyzację? Od identyfikacji najistotniejszych potrzeb firmy.
Określenie potrzeb i mapowanie procesów
Pierwszy etap automatyzacji to dokładne przyjrzenie się wszystkim powtarzalnym czynnościom wykonywanym przez pracowników firmy. Mowa o działaniach czysto mechanicznych, niewymagających specyficznej wiedzy czy kreatywności. Na podstawie obserwacji można zidentyfikować te procesy, których zautomatyzowanie przyniesie firmie największe korzyści. Procesy te należy zmapować. Co to znaczy? Mapowanie to opisanie wszystkich procedur i zadań związanych z danym procesem w jednym miejscu – na czytelnym schemacie. Taki rysunek zobrazuje odpowiedzialność pracowników za poszczególne zadania. Zmapowane procesy można później wykorzystać do wdrażania w firmie nowych pracowników.
Dobór niezbędnych funkcjonalności
Kolejnym krokiem jest dobór funkcjonalności, które będą najbardziej przydatne w danym przedsiębiorstwie. Z reguły im bardziej skomplikowany jest dany proces, tym bardziej zaawansowana będzie aplikacja usprawniająca go. Najprostsze implementacje to np. monitoring czasu pracy, archiwizacja dokumentacji czy aplikacje do wsparcia klienta. To właśnie od nich wiele firm rozpoczyna automatyzację procesów biznesowych. Inne procesy, które warto zautomatyzować, to:
- tworzenie kopii zapasowych
- procesy księgowe
- zlecenia sprzedaży
- rejestr umów
- fakturowanie
- zarządzanie ticketami
- e-mail marketing
- powiadomienia e-mail i push.
Ważne jest to, aby wprowadzenie nowego narzędzia było poprzedzone analizą aktualnego stanu architektury IT w firmie. O planowanych zmianach należy też powiadomić pracowników.
Testowanie platformy
Kolejnym krokiem jest testowanie nowego narzędzia. Celem tego procesu jest wykrycie ewentualnych błędów technicznych, które mogły pojawić się w trakcie tworzenia programu. Dodatkową rolą testowania jest oswojenie pracowników z nowym narzędziem. Pierwsze próby korzystania z aplikacji pozwalają przekonać się, czy oprogramowanie jest czytelne dla jego użytkowników i łatwe w obsłudze. Podczas tego etapu należy wyznaczyć określoną liczbę testerów – to oni będą odpowiedzialni za ocenę funkcjonalności programu.
Łatwe implementowanie zmian
Narzędzie do automatyzacji powinno być elastyczne. Oznacza to, że musi umożliwiać łatwą implementację i szybkie wprowadzanie ewentualnych zmian. Wybierając firmę odpowiedzialną za przygotowanie aplikacji, warto zapytać, czy możliwe będzie dokonywanie niezbędnych modyfikacji. To bardzo istotne – każdy proces może w przyszłości ulec zmianie. Firma FlowDog dba o to, by wprowadzanie zmian w systemie było możliwe w dowolnym momencie.
Przeszkolenie pracowników
Nawet najlepsze oprogramowanie nie usprawni działania firmy, jeśli jej pracownicy nie będą z niego korzystać. Dlatego kluczowym elementem wprowadzenia automatyzacji procesów biznesowych jest przeszkolenie użytkowników narzędzia. Muszą mieć oni pełną świadomość korzyści, jakie daje nowe rozwiązanie. Należy więc zadbać o to, by oswoili się ze zmianami, nie obawiali się korzystania z programu i dostrzegli wynikające z niego benefity – zarówno te dla firmy, jak i ich samych. Warto zorganizować w tym celu szkolenie, które rozwieje wszelkie wątpliwości. Takie podejście praktykuje i zaleca firma FlowDog. Zwykle skutkuje ono większym zaangażowaniem pracowników, którzy uwalniają się od wykonywania żmudnych i uciążliwych czynności. Dlaczego warto zdecydować się na współpracę z FlowDog? Najlepszą odpowiedzią na to pytanie jest poniższa wypowiedź specjalistki ds. marketingu, Katarzyny Wiktorowicz.
Na przestrzeni czasu relacje klient-dostawca mocno ewaluowały, zwłaszcza w sprzedaży business to business (b2b). Stare powiedzenie „Klient nasz Pan” straciło na wartości, a w jego miejsce weszło nowe „Klient nasz Partner”. W sprzedaży usług biznesowych w branży IT/Software konkurencja nie zwalnia tempa, jednak coraz częściej spotykamy się z rotacją klientów od innych usługodawców – do nas. Dlaczego? Dla nas najważniejsze w kontakcie z klientem jest Partnerstwo, które podkreślamy na każdym etapie projektu. Bez zaangażowania obu stron nie będzie zadowalającego efektu. Nasza komunikacja marketingowa jest transparentna, a sam proces sprzedaży partnerskiej pozwala zarówno handlowcowi, jak i klientowi na wspólne zrozumienie kluczowych celów klienta i osiągnięcie ich na drodze współpracy. Słuchamy potrzeb i doradzamy, proponujemy odpowiednie rozwiązania. Jesteśmy też w stałym kontakcie ze wszystkimi klientami, bez względu na to, czy etap sprzedaży się zakończył, czy dopiero się toczy – relacje są dla nas priorytetem – Katarzyna Wiktorowicz, Head of Marketing FlowDog.
